セミナー会場でPCのデスクトップを見せない方法｜Windows標準スライドショーを活用した画面運用
研修会やセミナー会場で、準備中のWindowsデスクトップをスクリーンに見せないための画面運用を解説。拡張表示とWindows標準スライドショーを使い、開始前・休憩中の案内表示をきれいに運用する方法をご紹介します。
研修会やセミナーの会場では、登壇者用のスライドをプロジェクターや大型スクリーンへ表示するため、Windows PCを接続することがよくあります。
そのとき意外と気になるのが、開始前や休憩中にPCのデスクトップや準備中の画面がそのまま会場に映ってしまうことです。
株式会社トリニティーでは、こうした場面でWindowsの「拡張表示」と標準の「背景スライドショー」を組み合わせ、運営側のPC画面と参加者に見せる画面を分けて使用することがあります。
特別な映像送出ソフトを使わなくてもできる、シンプルな会場運営方法です。
運営用の画面と参加者に見せる画面を分ける
PCをプロジェクターへ接続したとき、画面を「複製」にすると、PC本体とプロジェクターに同じ内容が表示されます。
これは手軽ですが、運営中には少し困ることがあります。
本番前には、スライドを確認したり、資料を探したり、フォルダーを開いたり、映像や音響の設定を確認したりすることがあります。
その作業画面まで会場の大型スクリーンに映してしまう必要はありません。
そこで、Windowsの表示設定を「拡張」にします。
PC本体の画面は運営スタッフの作業用。
プロジェクターにつないだ2画面目は、参加者に見せるための画面。
このように役割を分けます。
開始前は案内画像を自動表示
プロジェクター側のデスクトップ背景には、Windows標準の背景スライドショーを設定できます。
例えば開始前であれば、
- 本日の研修プログラム
- 開始時刻やタイムスケジュール
- 講師・主催者の案内
- 休憩時間
- 会場内の案内
- 「開始までしばらくお待ちください」といったメッセージ
などを画像として用意しておきます。
それらを一つのフォルダーに保存し、Windowsの背景スライドショーに指定しておけば、自動的に画像を切り替えて表示できます。
参加者が入場してくる時間帯から、スクリーンを案内表示として活用できます。
その裏で本番の準備を進められる
この方法の便利なところは、プロジェクター側で案内画像を表示している間も、PC本体側では通常どおり作業できることです。
登壇用のスライドを確認したり、動画の再生確認をしたり、必要なファイルを開いたりできます。
そして本番になれば、プレゼンテーションの出力先をプロジェクター側へ切り替えます。
休憩に入ったら再び案内表示へ戻す。
終了後には「本日の研修は終了しました」といった画像を表示する。
このように、会場スクリーンを常に「参加者に見せるための画面」として管理できます。
配信を伴うセミナーでも役立つ
この運用は、会場だけで完結する研修会だけでなく、ウェビナーやハイブリッドセミナーでも役立ちます。
配信現場ではPCの画面を映像として取り込むこともあるため、準備中のデスクトップや不要なウィンドウが映り込むと、そのままオンライン配信へ出てしまう可能性があります。
運営画面と参加者向け表示をあらかじめ分けておくことで、こうした不要な画面露出も防ぎやすくなります。
Windows標準機能なのでPCへの負担も小さい
もう一つのメリットは、専用の映像ソフトを常時動かす必要がないことです。
Windows標準の背景スライドショーを利用するため、会場案内を表示するだけの目的で重いアプリケーションを追加する必要がありません。
研修会やセミナーの現場では、必ずしも最新の高性能PCが用意されているとは限りません。
同じPCでスライド表示や動画再生なども行うことを考えると、できるだけシンプルな構成にしておくことも安定運用につながります。
標準設定では切り替え時間が少し長い
実際に会場案内として使っていると、一つ気になる点がありました。
Windows 11の通常の設定画面では、背景スライドショーの画像切り替え間隔を細かく設定できません。
案内画像が何枚もある場合、一周するまで時間がかかってしまいます。
例えば「お手洗いの場所」や「休憩時間」といった情報は、必要なときに比較的早く表示された方が便利です。
そこで当社では、Windowsの背景スライドショーを会場運営で使いやすくするため、表示間隔を調整する小さなWindowsツールも試作しています。
派手なシステムではありませんが、実際の現場で「もう少しこうなれば便利なのに」と感じた部分を改善するためのものです。
会場運営では小さな工夫が大切です
研修会やセミナーでは、講演内容やスライドだけでなく、参加者が入場してきた瞬間から会場運営は始まっています。
何も映っていないスクリーンや、アイコンが並んだWindowsデスクトップを見せるより、
「本日のプログラム」
「13時より開始します」
「休憩時間は14時30分からです」
といった案内が表示されている方が、会場全体をすっきり見せることができます。
株式会社トリニティーでは、こうしたスライド映像の送出を含め、セミナー・研修会の映像、音響、配信、収録を会場条件に合わせてサポートしています。
大阪・東大阪を中心に、研修会の収録や動画化、ウェビナー、ハイブリッドセミナー、会場映像・音響についてもご相談いただけます。